当社概要とPayrollサービスご利用についてのお知らせ | 三和一善

 

当社では現在、全米約２００の企業から個人事業主まで、それぞれのお客様に応じたバックオフィスサポートサービスを提供しています。バックオフィスとは、企業などにおいて、事務・管理業務などを担当し、顧客に直接対応するフロントオフィスを支援する業務であり、人事・経理・総務・情報システム管理部門など間接部門と呼ばれる業務などが対象となります。一部の大企業を除き、多くの場合、経理や会計などのバックオフィスを専門的に行う人材が不足しているため、経営者自らが給与計算や経理業務に関与したり、また社員が本業の傍らに、バックオフィス業務をこなし、本来の業務に専念できないなどというケースが多く見られます。また、新たに起業する場合、スタートに伴う発生するバックオフィス業務がわからない、また、どのようなシステムを導入すべきかといった情報がなく、本来であればスタートアップのための本業に専念すべき貴重な時間を費やしてしまうことになります。三和一善

 

米国では、総合的に企業に勤務するサラリーマンという概念はなく、それぞれにエキスパート職の意識が強いため、バックオフィス業務を社員に兼務させるという考え方がありません。そのためバックオフィスの業務やビジネスプロセスは、外部の専門サービス会社に委託することが多く、そのカテゴリはBPO（Business Process Outsourcing)と呼ばれることもあります。主なメリットしてはバックオフィス要員のための採用や教育コストが不要となり、また、それぞれの社員が本業に専念できるため、業務品質・効率化が図れます。大きなポイントして、インフラの整備などへの投資が不要で、また作業が社内の担当者レベルでないために、業務が可視化でき、社内では調達が困難なノウハウや最新知識の利用などが挙げられます。最近のバックオフィスサポート会社では、インソースと呼ばれる、いったん外部委託した作業を社内に戻す作業にも慣れており、教育システムや、インフラの構築などの委託も可能です。

 

 

第一回目では。従業員を雇った場合、必ず発生する給与計算ですが、アメリカの場合は州ごとに計算方法が異なるなど複雑になります。特にお客様から質問の多い給与計算代行サービスの利用についてお知らせします。

 

1．より正確な給与計算業務

正確に給与計算業務を行う事が理想ですが、社内で担当者が給与計算を行うとマニュアル作業となり、意図せず間違いが起こる可能性があります。従業員は当然ながら自分の業務に対する正確な給与を受け取る権利があるので、給与支給日に給与が支払われなかったり、給与計算結果に疑問があると、会社への不信感にも繋がります。給与計算代行サービスを使用することによりシステムで自動計算させることができマニュアル作業がなくなるため、より正確に給与処理を行うことができます。

 

2．税率のアップデート

アメリカの税法や税率は頻繁に改定され、連邦、州、郡等の税金のレートには常に注意をしておく必要があります。またその変更は決まった時期ではなく、突然行われることもあり、社内で給与計算業務をする場合、変更に気がつかなかったために、後に連邦や州から警告を受け取る可能性があります。

 

当社のお客様の中で、従業員の方がTax Returnを行った際に、本来控除すべき金額を控除しておらず追徴金が発生したといったケースも聞いています。給与計算代行サービスを利用した場合、アメリカの複雑な税金や法律の変更に対応するため安心感があります。

 

3．連邦や州等への報告代行

納税や四半期ごとの報告には期日が決まっており、この期日に遅れるとペナルティーや利子が発生します。また企業規模にもよりますが、従業員が複数の州にいる場合は、それぞれの州へ納税や報告が必要になります。提出期限に遅れた場合はペナルティが科され、煩雑な作業が発生します。専門サービスを通した場合、こういった税金の納税や報告は給与会社が代行して行うため、提出期限に遅れたりする心配もなく、効率化が図れます。

 

4．給与プロセスの簡素化

代行サービスの場合、従業員に支払いたい金額と、引き去りたい保険の自己負担額などをシステムに入力すれば自動的に総支給額からしかるべき控除を行い、手取り額が計算され、さらに従業員から控除した税金はその代行サービス会社が代理で納税を行い、四半期ごとに連邦や州などに支払った税金の報告も行いますので、会社側は作業の簡素化を図れます。

 

多くの代行サービスでは給与計算処理後のレポートや、明細書の作成代行も行います。その他にも、従業員個人に付随する事情によるレポート（子供のサポートや差し押さえなど）の受取人への支払いなども自動対応しており、間違えると問題となる作業を確実に実行します。全米で利用されているADPや、お近くのバックオフィスサポート会社など、様々な代行サービスを提供する会社がありますが、給与会社を選定する際、どの給与会社が自社に合っているかを見極める必要があります。 会社によって、

それぞれ得意な部分、または不得意な部分があります。まずは現在自社内での給与処理を再確認し、代行サービスを利用することで得られるメリットを整理し、選定することをお勧めします。

（マイケル リード、三和一善）